Автоматизированные системы и решения для управления персоналом 1000+ сотрудников

Мобильный «Личный кабинет» сотрудника расширяет горизонты рабочих коммуникаций

Сегодня в HR-менеджменте появилась новая концепция, направленная на вовлечение персонала в кадровые процессы компании - HR-Zero. Это новый тренд, связанный с невероятным рывком цифровой трансформации бизнеса, произошедшим из-за пандемии и вынужденного перевода большого количества персонала на удаленную работу. Экономические условия изменились, рынок начал играть по новым правилам, и компаниям стало необходимо оперативно адаптироваться к ситуации. Работодатели столкнулась с недостаточным уровнем готовности к переходу в дистанционный формат работы. Это было связано как с недостатком необходимых знаний у сотрудников, так и с отсутствием технологий и инструментов.

Такая ситуация позволила стремительно развивать функционал новых интеллектуальных информационных сервисов самообслуживания, позволяющих вовлекать всех сотрудников в HR-процессы своих компаний. Технологии начали отнимать рутинные задачи у HR-специалистов и передавать их функции линейным руководителям. Теперь программы могут выполнять многие функции кадровика без его участия, возросла роль рядовых управленцев и менеджеров.

Все руководители и сотрудники получили доступ со своих рабочих мест, в том числе и с гаджетов, к этим функциям, а сам HR-департамент трансформировался и больше ориентируется на реальную работу с людьми - планирование, прогнозирование и стратегию развития компании.

Суть сегодняшней цифровой трансформации HRM в том, что любая организация, использующая HR-систему, в которой автоматизированы базовые функции учета и расчета, а в современных полнофункциональных системах присутствует еще и процессный слой: работа с HR-процедурами, управление и аналитика, может поверх этого создать интеллектуальный слой - информационные сервисы самообслуживания. Основу управления бизнес-процессами в компании составляет наличие некоего «тезауруса», в котором описаны правила маршрутизации, проверки корректности, проведения операций - т.е. алгоритмы, подлежащие программированию в HR-системе, являющейся их владельцем. После чего начинается работа и с заявочными компаниями, автоматической маршрутизацией, роботизацией проверок на корректность как законодательным, так и локальным нормативным актам, и автоматическая разноска результатов прохождения по регистрам системы. В подобные процедуры вовлечены все участники, и именно так начинается   реализация концепции HR-Zero.

А что дает движение в сторону HR-Zero? Во-первых, это экономия не только трудовых ресурсов, но и времени. Во-вторых, порядок - правила организации будут формализованы в системе и отточены, что гарантирует отсутствие ошибок, да и скорость прохождения станет не сравнимой с бумажным документооборотом. Сотрудники компании оказываются причастны к бизнес-процессам, управление смещается к непосредственным руководителям, возникает доверие к работодателю и появляется некий технологический имидж компании. Всё это поднимает ту самую эмоциональную составляющую, называемую «вовлеченностью и мотивацией».

Ну и новые роли HR, который становится «политработником», работающим уже непосредственно с людьми, а не с рутинным оформлением документов и внесением данных в регистры. HR становится аналитиком, ведь его задача мониторить данные, и партнером бизнеса: он работает на бизнес, решая главную задачу на будущее – построить организационную структуру компании и обеспечить её необходимым количеством персонала нужного качества. И это его ключевая задача.

На сегодня в цифровом рабочем пространстве, которое реализовано через веб-интерфейс сервиса «Личный кабинет» системы управления персоналом БОСС-Кадровик, функционируют два больших блока – это «Личные данные» и «Заявочные кампании» с интеллектуальным движком. Они дают возможность конечному пользователю самостоятельно оформлять заявки на отпуска, командировки, неявки, служебные поездки, работу в выходные и праздничные дни, компенсации за такую работу, а также заявки на любые документы, которые сотрудник может отправлять и в кадровую службу, бухгалтерию и другие подразделения компании. И второй большой блок - это статические сервисы самообслуживания, когда пользователь имеет возможность просмотреть всю информацию по себе, которая хранится в HR-системе компании.

Блок «Личные данные»

В модуле представлены два раздела: «Досье» и «Работа».

Личный кабинет системы БОСС-Кадровик - Досье и Задачи

В разделе «Досье» можно получить личные данные сотрудника: паспортные данные, адрес, сведения о родственниках, медицинскую информацию, например, о прививках, образование, научные степени, сведения об обучении, переподготовке и повышении квалификации, сведения о стажах, отметки о работе в особых условиях и сведения о поощрениях и наградах.

В разделе «Работа» отображается информация о расчетах и начислениях заработной платы за любой период. Есть возможность получать такие данные в форме определенного документа - расчетного листка. Платформа позволяет готовить эти документы в любых форматах, и с использованием любых совместимых технологий. То есть, даже имеющиеся отчеты можно интегрировать в данную платформу и отображать их через веб-интерфейс.

Также в этом разделе содержатся данные о неиспользованных днях отпуска, поощрениях, взысканиях, неявках, мероприятиях - сотрудник может посмотреть свой график, историю пройденных курсов и их статус. Кроме того, ему доступна информация по своим персональным заданиям: когда руководитель подчиненному ставит определенный ряд задач на период - год или месяц. По ходу исполнения этих заданий отображается процент их выполнения, все изменения видны и через веб-интерфейс.

В блоке доступен ряд настроек, позволяющих пользователю персонализировать веб-интерфейс своего «Личного кабинета» для того, чтобы он стал еще более удобным, приятным и дружественным. В нем есть возможность настроить размер и тип используемых шрифтов, а также цветовую гамму самого интерфейса. Изменяя эти параметры, пользователи сразу увидят новые настройки в интерфейсе модуля на своем рабочем компьютере, смартфоне или планшете.

Заявочные кампании

В веб-интерфейсе «Личный кабинет» реализован механизм заявочных кампаний. Что важно в этом сервисе в первую очередь? Это непосредственно те документы, с которыми работает пользователь в HR-системе. В левой части окна «Заявочных кампаний» отображается дерево папок, идентичное расположению документов пользователя в основной системе, и их статусов. А в правой - обычный список, в котором есть информация, доступная сотруднику: номер, дата заявки, её статус. Для того, чтобы сотруднику было легко работать с документом, есть управляющие кнопки-иконки: «глаз» - просмотр, «плюс» - добавление, «ручка» - редактирование.

Личный кабинет БОСС-Кадровик : интерфейс заявочных кампаний

Для удобства работы в веб-интерфейсе реализовано несколько фильтров – общий, для списка в каждой колонке, «поисковые поля» и большое интервальное ограничение верху экрана, позволяющее смотреть только те документы, которые интересны пользователю в данный момент. Это удобно для тех сотрудников, кто занимается подписанием документов непосредственно из этого интерфейса. Важная деталь: при добавлении любой заявки подключаются роботизированные специальные программы, помогающие пользователю, заполняющему заявление, не делать ошибок. Они подсказывают, что сделано неправильно: может ли он оформить подобный документ, в каком виде должны быть данные и т.д. После заполнения информация загружается в БОСС-Кадровик и дальше сотрудник видит статус, с которым его документ находится в системе в данный момент.

Внешний вид веб-интерфейса «Личного кабинета» однообразно отображается на разных устройствах. Это помогает пользователям запомнить последовательность действий и не путаться при переходе с одного устройства на другое. Иными словами, на планшетах интерфейс будет выглядеть почти так же, как и на ноутбуке. На экране смартфона, еще более маленьком, отображается только часть папок, которые есть, но при работе используются все те же самые элементы, что и в основном интерфейсе. Прокручивая изображение, пользователь видит те элементы, которые доступны и на большом экране, и может точно так же работать с ними. Навигационные элементы специально поделены на секции, чтобы правильно формировать экран при разном расположении устройства – вертикальном или горизонтальном.

Личный кабинет БОСС-Кадровик : интерфейс на планшете и смартфоне

Очень важная часть помощи сотрудникам при возникновении каких-то вопросов по работе с интерфейсом «Личного кабинета», кроме роботизированной проверки заполнения, - это кнопка «I» (information), вызывающая особый раздел, в котором пользователь в специальное поле может ввести любую интересующую его тему, и система сформирует список подсказок, где это слово используется. Это сейчас уже стандартный элемент в системах подобного класса. Сотрудник может выбрать интересующую его тему и посмотреть глоссарий с левой стороны экрана.

Личный кабинет БОСС-Кадровик : система помощи

Сам веб-интерфейс максимально простой и минималистичный, но при этом он функционально достаточен для выполнения тех задач, которые на него возложены. Его могут использовать как продвинутые пользователи, так и сотрудники с начальным уровнем знания информационных технологий.

Один из важных вопросов работы с документами через веб-интерфейс - это информационная безопасность В «Личном кабинете» реализована стандартная защита данных, используемая, например, в банковской сфере. Сервис поддерживает два основных вида аутентификации: посредством Active Directory и аутентификацию, основанную на внутренних алгоритмах системы. Для входа в систему сотруднику предоставляется логин и пароль. Есть функция автоматического завершения сеанса при неактивности пользователя в течение заданного периода времени. Если сотрудник оставит прологиненное устройство где-то на столе или забудет про него, то система автоматически через какое-то время отключит соединение и потребует повторной авторизации. В этом случае никакие другие пользователи не смогут воспользоваться этим устройством, просмотреть его личные данные или еще какую-то информацию.

Веб-интерфейс «Личного кабинета» системы БОСС-Кадровик функционирует на самых популярных и используемых браузерах - Mozilla Firefox, Google Chrome, Safari, MS Edge, Opera. Вместе с функциональной частью разработчик предоставляет возможность самостоятельно кастомизировать «Личный кабинет». В этом случае вместе с личными сведениями и заявками клиент получает также еще некую платформу, которая позволяет достаточно оперативно регулировать процессы внутри неё и создавать дополнительный функционал, если он необходим.

__________

Несколько слов о системе управления персоналом БОСС-Кадровик компании «БОСС. Кадровые системы» - это флагманский продукт в области HR / HCM в России, существующий на рынке кадрового ПО с 1993 г., ориентированный на крупные и территориально распределенные организации. Сегодня 20% компаний из списка ТОП-400 по версии журнала «Эксперт» используют эту систему управления персоналом в качестве базовой.

Источник: https://www.hr-director.ru/article/67799-boss-kadrovik-kak-mobilnyy-lichnyy-kabinet-sotrudnika-rassh...